Çalışan Aydınlatma Metni

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN

ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu; Mars Otomotiv San. Ve Tic. A.Ş. ( Adres: Sancaktepe Mahallesi Klas Sokak No: 13 No:13 Silivri / İstanbul, Tel: 0212 746 58 00, Faks: 0212 746 55 23  Websitesi: www.marsoto.com, E-mail: info@marsoto.com, Mersis No: 0119004827100014) tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u (Bundan sonra “KVKK” olarak ifade edilecektir.) ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (Bundan sonra “Tebliğ” olarak belirtilecektir.) uyarınca çalışanların kurumumuz ile ilişkilerinde kişisel verilerinin korunmasında izlenecek usul ve esaslar hakkında bilgilendirme amacıyla işbu aydınlatma metni düzenlenerek ilan edilmiştir.

KVKK madde 10; “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11 inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.”

KANUNDA YER ALAN TEMEL TANIMLAR

Kişisel Veri                            : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi   : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Veri Sorumlusu                     : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu                                      olan gerçek ve tüzel kişidir. İşbu metin kapsamında Sancaktepe Mahallesi Klas Sokak No: 13 Silivri / İstanbul adresinde mukim Mars Otomotiv San. ve Tic. AŞ.’dir.

Veri kayıt sistemi (VERBİS): Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği  kayıt sistemidir.

Açık Rıza                               : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Kurul                                     : Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.

 

ÇALIŞANLARA İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLER

Kurumumuzca, çalışanlara ilişkin kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. İşlemeye konu kişisel veriler şunlardır:

a. Kimlik Verileri

Ad, soyad, anne-baba adı, anne kızlık soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, T.C. kimlik No, cinsiyet, medeni hali, nüfus cüzdan seri-sıra no, uyruk bilgisi, pasaport bilgileri, görev ve unvan bilgisi, aile yakınları bilgisi.

b. İletişim Verileri

Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, şirket içi iletişim bilgileri (şirket telefon numarası, dâhili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi, kayıtlı e-posta adresi).

c. Lokasyon Verileri

Bulunduğu yerin konum bilgileri vb.

d. Finansal Veriler

Banka IBAN numarası, bordrolar, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri.

e. Mesleki Deneyim Verileri

Eğitim durumu, meslek içi eğitim bilgileri, sertifika ve diploma bilgileri, dil bilgileri, gidilen kurslar, eğitim ve beceriler, iş tecrübesi, transkript bilgileri.

f. Görsel ve İşitsel Veriler

Gerçek kişiye ait fotoğraf, kamera kayıtları.

g. Özlük Verileri

Disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış kayıtları, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları, sigorta bilgisi, adli sicil kaydı, izin çıkış ve izinden dönüş tarihi, departman ve birimi.

h. Sağlık Verileri

Sağlık raporu, kan grubu, kişisel sağlık bilgileri, sağlık ve doğum izni belgeleri, engellilik durumuna ait bilgiler, kullanılan cihaz ve protez bilgileri.

ı. Diğer Veriler

Kurumsal bilgisayarlarda ip adresi bilgileri, kurumsal bilgisayarlarda internet sitesi giriş- çıkış kayıtları, araç plakası, konaklama ve seyahat bilgileri, el yazı ve imza, talep – şikayet bilgileri.

 

MARS OTOMOTİV SAN. VE TİC. A.Ş.’NİN KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMACI

KVKK’nın 10. maddesi ve Tebliğ’in 5. maddesi kapsamında KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak çalışanların kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilmektedir:

  • Hizmet sözleşmesine bağlı olarak; hizmet yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, işveren sorumluluklarının yerine getirilmesi, iş güvenliğinin temini, işin yönetimi, denetimi ve ifası,
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
  • Hizmet şartlarımızda meydana gelebilecek değişiklikler hakkında bilgilendirme yapılması,
  • Çalışanların şikayetlerinin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işleme alınması,
  • Yabancı personel çalışma ve oturma izin işlemlerinin yürütülmesi,
  • Elektronik (internet/mobil vs.) veya fiziki ortamda işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi,
  • İş Kanunu ve diğer tüm mevzuatlar kapsamında sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verilebilmesi,
  • Yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi,
  • Adli ve idari soruşturmalar kapsamında ilgili makamın talep etmesi ve cevap verilmesinin zorunlu olması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi,
  • Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışanlar için yan haklar ve menfaat süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  • Çalışan memnuniyetine yönelik eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Çalışanlara eğitim verilmesine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi
  • İş faaliyetlerinin yürütülmesi
  • İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  • İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Muhasebe ve finans işlerinin yürütülmesi
  • Organizasyon ve etkinlik yönetimi
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Fiziksel mekân güvenliğinin temini

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel veriler, hukuki ilişki kurulması sırasında doğrudan ilgili kişiden, üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden elde edilebilecektir. Bu kapsamda kişisel veriler; elektronik posta, başvuru formları gibi araçlar üzerinden ve yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamlardan toplanabilmektedir. İş ve Sosyal Güvenlik Kanunları başta olmak üzere mevzuatlar uyarınca işverenlerin iş sözleşmesi ve kanunlardan doğan yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru şekilde yerine getirilmesi için kişisel veriler toplanabilmektedir.

KVKK’nın 5. maddesinde yer alan hüküm uyarınca kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Kanun istisna olarak açık rıza aranmayacak halleri belirtmiştir. Kanunda açık hüküm bulunması,  bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda açık rıza aranmaksızın kişisel veriler şirketimiz tarafından işlenebilecektir.

Mars Otomotiv San. Ve Tic. AŞ.’nin faaliyetlerini sürdürebilmesi için KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları kapsamında ve ilgili sair mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için yukarıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.

 

KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Çalışanların kişisel verileri, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen veri aktarma ve işleme şartları ile yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; tedarikçilerle, hissedarlarla, yetkili satıcılarla, hizmet alınan özel hukuk kişileriyle (güvenlik, eğitim, denetim, etkinlik ve organizasyon, sağlık, iş güvenliği, hukuk vb. konularda), bağımsız denetim kuruluşlarıyla, finans kuruluşlarıyla, direkt ve dolaylı iştirakler başta olmak üzere yurt içindeki ve yurt dışındaki iş ortaklarıyla,  yurtiçinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği alınan firmalarla (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), hukuken yetkili kamu kurumları ve özel hukuk kişileriyle, güvenlik, satış, pazarlama gibi alanlarda dışarıdan hizmet alınan üçüncü kişilerle, hukuken yetkili kamu kurumları ve özel kişi ve kurumlar ile yurtiçinde bulunan Mars Dış Ticaret Ltd. Şti, Mars Otomotiv San. Ve Tic. A.Ş., Ebuzade Gıda İmalat Turizm Tic. Ltd. Şti, Birleşik Makine Sanayi İmalat Tic. Ltd. Şti ve Aysan Cant Kapakları ve Çelik San. Tic. Ltd. Şti. ve Titiz Metal San. Ve Tic. Ltd. Şti ile KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde paylaşılabilecek ve aktarılabilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

KVKK hükümlerine uygun olarak, iş bu “Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni”’nde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz, KVKK madde 7/f.1.’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zaman aşımı süreleri dolduğunda, Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası göz önüne alınarak kişisel verileriniz tarafımızca silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.

 

İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

İlgili kişi, kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, kurumumuzca talebe bağlı olarak kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da düzeltilmesi halinde aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

BAŞVURU HAKKININ İSTİSNALARI

Kanun’un 28/2 hükmü uyarınca, aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, ilgili kişilerin Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan yararlanmaları mümkün olmayacaktır.

  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

 

BAŞVURU YÖNTEMİ VE FORMU

İlgili kişi, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Mars Otomotiv San. Ve Tic. A.Ş.’ye başvurabilir.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde sayılan haklar kapsamındaki talepler, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereğince, www.marsoto.com/Kurumsal/KVKK  adresindeki formun doldurulması suretiyle aşağıda açıklanan yöntemlerden biri ile başvurulabilecektir.

Şirkete iletilen başvurular, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince, talebin niteliğine göre, talebin Şirkete ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. Başvuruya ilişkin cevaplar, KVKK’nın 13. Maddesi gereğince, yazılı ve elektronik ortamdan başvuru sahibine ulaştırılacaktır.

BAŞVURU YÖNTEMİ BAŞVURU YAPILACAK ADRES BAŞVURUDA YER ALMASI GEREKEN BİLGİ
1. Yazılı Olarak Başvuru Islak imzalı şahsen başvuru veya Noter vasıtasıyla Sancaktepe Mahallesi Klas Sokak  No:13 Silivri / İstanbul Zarfın/tebligatın üzerine ‘’Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi’’ yazılacaktır.
2.Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile marsotomotiv@hs02.kep.tr        E-posta’nın konu kısmına ‘’Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi’’ yazılacaktır.
3.Şirket Sisteminde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru Mars Otomotiv sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle info@marsoto.com E-posta’nın konu kısmına ‘’Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi’’ yazılacaktır.
4.Şirket Sisteminde Bulunmayan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru Mobil imza/e-imza içerecek biçimde Mars Otomotiv sisteminde bulunmayan elektronik posta adresi kullanmak suretiyle info@marsoto.com E-posta’nın konu kısmına ‘’Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi’’ yazılacaktır.

 

Talebin kabul edilmesi ya da gerekçesinin açıklanarak reddedilmesi halinde cevap, talep sahibine elektronik ortamda ya da yazılı olarak bildirilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde firmamızca gecikmeksizin gereği yapılacaktır.

VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU USUL VE ESASLARI HAKKINDA TEBLİĞ MD. 7

ÜCRET: Başvuruya yazılı olarak cevap verilmesi durumunda, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak olup 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilecektir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyeti tutarında bir ücret talep edilebilecektir.